Vorlage - MV/2024-0150  

Begründung / Erläuterung

Die Gemeindevertretung hat in ihrer Sitzung am 12.10.2023 den Beschluss (BV-GV/2023-0636) gefasst, dass die Arbeitsgruppe Satzung über die Einführung eines Livestreams für die Sitzungen des Hauptausschusses und der Gemeindevertretung beraten soll und entsprechend bearbeitet. Da die Arbeitsgruppe nicht beraten konnte, reicht die Verwaltung einen ersten Prüfstand zur Information ein.

Die Ergebnisse lassen sich wie folgt zusammenfassen: 

I.

Technische Voraussetzungen für das Livestreaming von Gemeinderatssitzungen

Der technische Aufbau eines Livestreams mit einer Kamera und mehreren Mikrofonen sowie einem Computer und Misch- bzw. Regiepult umfasst mehrere Schlüsselelemente, die nachfolgend aufgeführt werden.

1. Kamera:

Es wird eine hochwertige Kamera benötigt, um die visuellen Aspekte der Gemeinderatssitzung aufzunehmen. Die Kamera sollte idealerweise über HD- oder 4K-Auflösung verfügen, um eine klare und detailreiche Übertragung zu gewährleisten.

2. Mikrofone:

Mehrere Mikrofone müssen eingesetzt werden, um eine gute Audioqualität für die verschiedenen Sprecher im Gemeinderatssaal sicherzustellen. Diese Mikrofone können als Ansteckmikrofone für einzelne Redner oder als Raum-Mikrofone für die allgemeine Akustik des Raums verwendet werden.

3. Regiepult oder Mischpult:

Ein Misch- oder Regiepult ist entscheidend, um die verschiedenen Audiosignale der Mikrofone zu mischen und anzupassen. Dies ermöglicht die Steuerung der Lautstärke, das Hinzufügen von Effekten und die Optimierung der Gesamtklangqualität.

4. Computer/Encoder:

Ein leistungsfähiger Computer mit ausreichender Prozessorleistung wird benötigt, um das Videomaterial von der Kamera zu verarbeiten und den Livestream zu codieren. Der Computer ist für die Signalverarbeitung und die Übertragung des Streams an die Streamingplattform verantwortlich.

5. Internetverbindung:

Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist unerlässlich, um den Livestream in hoher Qualität zu übertragen. Eine Ethernet-Verbindung ist oft vorzuziehen, um eine zuverlässige Übertragung zu gewährleisten.

6. Streaming-Software:

Eine spezialisierte Streaming-Software wird auf dem Computer installiert, um den Livestream zu konfigurieren, zu starten und an die Streamingplattform zu übermitteln.

7. Streamingplattform:

Die Wahl einer zuverlässigen externen Streamingplattform, auf der der Livestream für die Zuschauer bereitgestellt wird. Diese Plattformen bieten Funktionen wie Chat, Kommentare und Zuschauerzahlen.

8. Monitoring und Vorschau:

Ein Monitor oder mehrere Monitore dienen der Überwachung des Livestreams in Echtzeit. Dies ermöglicht es dem Techniker, die Bild- und Tonqualität zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Es besteht dabei grundsätzlich die Möglichkeit, bestimmte Elemente von einem technischen Dienstleister bereitstellen zu lassen, um Anschaffungs- und Wartungskosten zu umgehen.

II.

Personelle Voraussetzungen für das Livestreaming von Gemeinderatssitzungen:

Nach Recherche bei verschiedenen umliegenden Gemeinden und der Einbeziehung des Landkreises wurde festgestellt, dass viele erfolgreich auf externe, technische Dienstleister zurückgreifen, um Livestreams von Gemeinderats-, oder Kreistagssitzungen zu realisieren. Diese Entscheidung basierte auf mehreren entscheidenden Faktoren, wobei die Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal eine zentrale Rolle spielt. Im Folgenden werden die Gründe für die Beauftragung externer Dienstleister detailliert erläutert.

1. Fachkompetenz und Kontinuität:

Ein externer Dienstleister kann auf ein Team hochqualifizierter Fachkräfte zurückgreifen, die über spezialisierte Kenntnisse im Bereich Livestreaming verfügen. Diese Fachkompetenz ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung und Wartung des Livestreams.

2. Garantierte Verfügbarkeit:

Externe Dienstleister bieten oft Service Level Agreements (SLAs), die die Verfügbarkeit des Personals für den Livestream gewährleisten. Dies stellt sicher, dass geschultes Personal zu den vereinbarten Zeiten zur Verfügung steht.

3. Flexibilität und Skalierbarkeit:

Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister kann die Gemeinde die Anzahl der Fachkräfte flexibel anpassen, je nach Bedarf und Intensität der Gemeinderatssitzungen. Dies ermöglicht eine effiziente Ressourcennutzung.

4. Erfahrung und Fortbildung:

Externe Dienstleister investieren in kontinuierliches Training ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand der Technologien und Best Practices im Livestreaming sind.

5. Garantierte technische Unterstützung:

Die Vereinbarung mit einem externen Dienstleister kann technische Unterstützung rund um die Uhr einschließen, um sicherzustellen, dass bei auftretenden Problemen sofortige Hilfe verfügbar ist.

6. Krankheits- und Urlaubsvertretung:

Ein externer Dienstleister kann die Verfügbarkeit des Personals auch während Urlaubszeiten oder im Falle von Krankheitsausfällen sicherstellen, indem er für Vertretungen sorgt.

7. Gewährleistung der Dienstqualität:

Durch Dienstleistungsvereinbarung wird die Dienstqualität sichergestellt, und die Gemeinde kann auf einen reibungslosen Ablauf der Livestreaming-Aktivitäten vertrauen.

8. Entlastung interner Ressourcen:

Die Beauftragung eines externen Dienstleisters entlastet die internen Ressourcen der Gemeinde, wodurch sich die Mitarbeiter auf ihre primären Aufgaben konzentrieren können.

Die Kosten pro Veranstaltung beginnen ab 3000€, variieren aber stark.

III.

Warum sollte eine externe Streamingplattform vorzugsweise genutzt werden?

Die Entscheidung, eine externe Streamingplattform für die Übertragung von Gemeinderatssitzungen zu nutzen, basiert auf folgenden Gründen:

1. Expertise und Zuverlässigkeit:

Externe Streamingplattformen verfügen über umfassende Fachkenntnisse und Erfahrung in der Bereitstellung hochwertiger Streamingdienste. Die Nutzung ihrer Expertise gewährleistet eine zuverlässige und professionelle Übertragung.

2. Technologischer Fortschritt:

Externe Plattformen investieren kontinuierlich in Technologie und Innovation. Durch die Nutzung ihrer Dienste kann eine Gemeinde von den neuesten Entwicklungen im Bereich Livestreaming profitieren, ohne selbst in teure Infrastruktur investieren zu müssen.

3. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit:

Externe Plattformen bieten häufig skalierbare Lösungen an, die an die spezifischen Bedürfnisse einer Gemeinderatssitzung angepasst werden können. Dies ermöglicht eine flexible Nutzung je nach Anforderungen und Teilnehmerzahl.

4. Stabilität und Ausfallsicherheit:

Professionelle Streamingplattformen garantieren eine stabile Übertragung und implementieren redundante Systeme, um Ausfälle zu minimieren. Dies sorgt für eine kontinuierliche Verfügbarkeit des Livestreams.

5. Sicherheitsaspekte und Datenschutz:

Externe Plattformen legen großen Wert auf Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzstandards. Die Gemeinde profitiert von etablierten Protokollen, um sensible Daten zu schützen und rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

6. Benutzerfreundlichkeit:

Externe Streamingplattformen bieten oft benutzerfreundliche Schnittstellen für Zuschauer und Administratoren. Dies erleichtert die Nutzung und Verwaltung des Livestreams ohne umfassende technische Kenntnisse.

7. Kosteneffizienz:

Im Vergleich zum Aufbau und der Wartung eigener Streaming-Infrastrukturen kann die Nutzung einer externen Plattform kosteneffizienter sein. Die Gemeinde spart Ressourcen und kann dennoch auf professionelle Dienstleistungen zugreifen.

8. Kundensupport und Schulungen:

Externe Plattformen bieten oft umfassenden Kundensupport sowie Schulungen für Nutzer. Dies stellt sicher, dass die Gemeinde stets auf Hilfe und Ressourcen zurückgreifen kann, um einen reibungslosen Livestream zu gewährleisten.

Die Kosten liegen hierfür bei ca. 500 €/ Monat.

III.

Allgemeiner Ablauf

Die Umsetzung eines Livestreams von Gemeinderatssitzungen erfordert ein gut koordiniertes Team, bestehend aus Technikern vor Ort und dem Sitzungsdienstpersonal. Die Techniker spielen eine Schlüsselrolle bei der Einrichtung und Wartung der technischen Infrastruktur. Dies umfasst die Aufstellung von Kameras, Mikrofonen und anderen A/V-Geräten, sowie die Gewährleistung einer stabilen Internetverbindung und die Implementierung von Sicherheitsprotokollen.

Währenddessen hätte zum Beispiel der Sitzungsdienst vor Ort wichtige Aufgaben im Zusammenhang mit der Einverständniserklärung der Zuschauer. Dies beinhaltet die Bereitstellung von Einverständniserklärungen, in denen Zuschauer ihre Zustimmung zum Livestreaming geben. Das Sitzungsdienstpersonal erklärt den Zweck der Einverständniserklärung und überprüft die Vollständigkeit der ausgefüllten Formulare.

Die Identifizierung der Zuschauer und die Klärung von Fragen bezüglich der Einverständniserklärung fallen voraussichtlich ebenfalls in den Verantwortungsbereich des Sitzungsdienstes. Zudem muss die Einhaltung der Einverständniserklärung während der Sitzung überwacht werden. Wenn ein Zuschauer kein Einverständnis zum Streaming gegeben hat, wird durch das technische Team die Deaktivierung von Redebeiträgen im Livestream durchgeführt.

Der Vorgang der Einverständniserklärung umfasst die Bereitstellung schriftlicher Formulare, die Erklärung des Zwecks der Einverständniserklärung und die Überprüfung der ausgefüllten Formulare durch das Sitzungsdienstpersonal. Die Deaktivierung von Redebeiträgen erfolgt durch eine Überprüfung der Einverständniserklärungen, die Identifizierung der betreffenden Zuschauer und die entsprechende Kennzeichnung. Das technische Team deaktiviert dann die Livestream-Funktion für diese Zuschauer und informiert sie darüber.

Die Zusammenarbeit zwischen Technikern und Sitzungsdienstpersonal ist entscheidend, um einen reibungslosen und rechtlich abgesicherten Livestream zu gewährleisten. Dies umfasst die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, das Respektieren von Meinungs-freiheitsrechten und die Umsetzung klarer Regeln für die Teilnahme der Zuschauer. Eine regelmäßige Überprüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen sowie eine transparente Kommunikation mit den Zuschauern tragen ebenfalls zur erfolgreichen Umsetzung bei.

IV.

Fazit

Die Einführung eines Livestreams von Gemeinderatssitzungen stellt einen weiteren Schritt in Richtung Transparenz und Bürgerbeteiligung dar. Allerdings gehen mit dieser Initiative sowohl finanzielle Aufwendungen als auch komplexe koordinative Herausforderungen einher.

Finanzielle Aufwendungen:

Die geschätzten Kosten für jede Sitzung belaufen sich auf mindestens 3000 €, wobei die Streaming-Plattform mit etwa 6000 € jährlich zu Buche schlägt. Bei insgesamt 10 Sitzungen im Jahr summieren sich die Gesamtkosten auf 36.000€.

Dies ist jedoch eine sehr optimistische Schätzung. Um einen zuverlässigen und kompetenten Dienstleister zu gewinnen werden die Kosten wahrscheinlich eher bei 5000 €/ Sitzung liegen.

Koordinationsherausforderungen:

Die Zusammenarbeit zwischen dem Sitzungsdienst und dem technischen Dienstleister vor Ort birgt ihre eigenen Herausforderungen, insbesondere beim Umgang mit der Deaktivierung von Redebeiträgen im Livestream von Teilnehmern, die kein Einverständnis dazu gegeben haben. Die Identifizierung solcher Individuen erfordert eine präzise Koordination zwischen dem Sitzungsdienstpersonal und den Technikern, um sicherzustellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Finanzielle Auswirkungen:  Nein

Beschluss:

Die Gemeindevertretung nimmt die Mitteilungsvorlage zur Kenntnis.