Vorlage - BV-GV/2015-0212-1  

Die Gemeindevertretung hat im März 2016 die Bildung einer zeitweiligen AG „Herbstleuchten“ beschlossen, deren Aufgabe in der Auswahl der Eventagentur für die Organisation und Durchführung des 2. Wandlitzer Herbstleuchtens (2017) besteht.

Die Verwaltung forderte drei erfahrene Eventagenturen zur Abgabe eines Angebots für konzeptionelle und organisatorische Eventmanagementleistungen auf. Fristgerecht gingen drei Angebote in der Verwaltung ein.

Die Agenturen wurden zum 1. Treffen der AG am 31.05.2016 eingeladen, um ihr Angebot vorzustellen (Bietergespräch). Zwei Agenturen sagten zu, eine zog ihr Angebot zurück. Beide Agenturen lieferten eine vollständige und qualifizierte Präsentation, unterschieden sich jedoch einerseits preislich, andererseits in Bezug auf die Konzeptidee und Kreativität.

In der ersten Sitzung konnte seitens der AG Mitglieder keine Entscheidung getroffen werden. Es wurde vereinbart, von der kreativ schwächeren Agentur eine Nacharbeit des inhaltlichen Konzepts abzufordern und anschließend erneut eine Sitzung zur Entscheidungsfindung einzuberufen. Nach interner Beratung in der Verwaltung und Prüfung der Vergaberichtlinien wurde festgestellt, dass eine inhaltliche Änderung des Angebots nicht vorgenommen werden darf (§24 Nr. 1 Abs. 1 VOL/A). Demnach muss eine Abstimmung über die Bieter unverzüglich vorgenommen und anschließend der Zuschlag erteilt werden.

Daraufhin wurde kurzfristig ein weiteres Treffen der AG Herbstleuchten einberufen, um über die Angebote der beiden Agenturen abzustimmen (06.06.2016). Die Mitglieder gaben ihre Wahl mit einer kurzen Begründung ab.

Die Entscheidung fiel auf das wirtschaftlichste Angebot (6 von 9 Stimmen), den  Zuschlag erhielt die Firma artecom Veranstaltungs GmbH & Co. KG. Zuschlagskriterien waren die Qualität und die Zweckmäßigkeit. Die Agentur plant, aus dem Wandlitzer Herbstleuchten eine Marke zu entwickeln und überzeugte durch ein tragfähiges, auf Langfristigkeit und Nachhaltigkeit ausgelegtes Konzept. Das Herbstleuchten soll als touristisches Fest dazu dienen, die Nebensaison zu beleben (Entzerrung des sommerlichen Touristenstroms), die Übernachtungszahlen bei den Gastgebern zu erhöhen, ein Alleinstellungsmerkmal für die Gemeinde zu entwickeln und alle touristischen und regionalen Akteure einzubeziehen. Hierfür ist es notwendig, eine Marke zu etablieren und ein jährlich variierendes Konzept aufzustellen.

Des Weiteren passen die Referenzen von artecom zum Eventcharakter des Herbstleuchtens: Konzeption und Durchführung zahlreicher Großveranstaltungen mit Beleuchtungseffekten im Naturraum (z.B. Potsdamer Schlössernacht, Botanische Nacht im Botanischen Garten Berlin, radio eins Parkfest). Zudem hat die Agentur einen hohen Erfahrungsschatz im Presse- und Öffentlichkeitsbereich (Medienkooperation mit dem rbb), so dass auch hier Synergien für das Herbstleuchten genutzt werden können.

Gemeinsam mit der Verwaltung und der AG Herbstleuchten wird artecom die inhaltlichen Schwerpunkte für das 2. Wandlitzer Herbstleuchten festlegen.

Die Aufhebung des Sperrvermerkes ist notwendig, da zur Gewährleistung der Aufgabenbearbeitung durch die Eventagentur die geplanten Haushaltsmittel zur Verfügung stehen müssen. (z.B. für Vertragsabschlüsse über (Licht-, Ton-, Video-) Technik/Installationen, über Mobiliar (z.B. Festzelt, Zäune), Personal (z.B. Security), Nebenkosten (z.B. Strom, GEMA), PR/Marketing (z.B. Werbemittel, Pressemitteilungen, Pressegespräche)

Gesetzliche Grundlagen

Zuständigkeitsordnung

BV-GV/2015-2012

Finanzielle Auswirkungen:   Ja

Veranschlagung im Haushalt

Beschluss:

Der Sperrvermerk wird aufgehoben.

Anlagen:

keine