Die Einsichtnahme in Akten der Gemeinde gehört zu den selbstverständlichen Rechten der Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertretern. Gleichzeitig hat es in den vergangenen Monaten Unzufriedenheit über die Durchführung des Verfahrens gegeben.
Mit der Sicherung personeller Kontinuität im Hauptamt wird daher beabsichtigt, die Akteneinsicht durch eine Dienstanweisung für die Beschäftigten zu regeln. Bevor dies geschieht, soll Einvernehmen mit der Gemeindevertretung zu folgenden Punkten erreicht werden:
- Anträge auf Akteneinsicht werden von den Mitgliedern der Gemeindevertretung schriftlich gestellt, die elektronische Beantragung ist ausreichend für die Bearbeitung. Ein vollständiger Antrag muss eine Begründung beinhalten.
- Die Akteneinsicht beruht auf der Mitwirkung in der Gemeindevertretung, daher schließt sich eine Akteneinsicht aus, sofern ein Mitwirkungsverbot (§ 22 BbgKVerf) besteht. Dies soll vor der Akteneinsicht schriftlich versichert werden.
- Über die Akteneinsicht ist Verschwiegenheit zu wahren entsprechend der Verschwiegendheitspflicht (§ 21BbgKVerf).
- Der Antrag auf Akteneinsicht soll an den Sitzungsdienst gerichtet werden. An anderer Stelle der Verwaltung eingehende Anträge auf Akteneinsicht werden hausintern schnellstmöglich weitergeleitet.
- Ansprechpartner für die Akteneinsicht durch Mitglieder der Gemeindevertretung ist die Hauptamtsleitung.
- Nach Eingang des Antrags auf Akteneinsicht soll den Antragstellenden innerhalb von zwei Wochen ein Termin angeboten werden, um in die Unterlagen Einsicht zu nehmen.
- Es ist das Ziel der Verwaltung, jede Akteneinsicht innerhalb von zwei Wochen abzuschließen. Durch Urlaub, Krankheit, Homeoffice und anderes kann es zu Verzögerungen kommen, die gegenüber den Antragstellenden schriftlich begründet wird.
- Die Akteneinsicht wird in der Regel durch die Hauptamtsleitung und die zuständige Amtsleitung bzw. Sachgebietsleitung durchgeführt, um Fragen unmittelbar zu beantworten.
- Die bestehende Rechtslage lässt keine Übersendung oder Überlassung von Akten im Rahmen einer Akteneinsicht zu. Daher kann die Einsichtnahme derzeit nur persönlich erfolgen.
- Zur Akteneinsicht wird ein Protokoll geführt, von dem die Antragstellenden auf Wunsch eine Kopie erhalten können.
Aufgrund einer Anregung aus der Gemeindevertretung werden Hinweise für die Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertreter zur Akteneinsicht auf der Basis der vorliegenden Kommentierung zur Kommunalverfassung des Landes Brandenburg zusammengefasst und zugeleitet.
Gesetzliche Grundlagen
§ 29 Kommunalverfassung des Landes Brandenburg
