Bürgerinfo - Gemeinde Wandlitz

Auszug - Aufgabe der Arbeitsgruppe Baucontrolling  

 
 
Sitzung der Arbeitsgruppe Baucontrolling
TOP: Ö 1
Gremium: AG "Baucontrolling"
Datum: Fr, 15.06.2012 Status: öffentlich/nichtöffentlich
Zeit: 18:00 - 19:00
Raum: Ratssaal der Gemeindeverwaltung
Ort: Prenzlauer Chaussee 157, 16348 Wandlitz


In der Arbeitsgruppe Baucontrolling sind, unter Beteiligung aller Fraktionen, Gemeindevertreter und berufene Bürger tätig. Die Arbeitsgruppe tagt auf Grund ihrer Spezifik nicht öffentlich. Die Ergebnisse der Arbeitsgruppe werden den Fraktionen vorgestellt und der Gemeindevertretung zur Diskussion und Beschlussfassung vorgelegt.

 

Die Aufgabe: Erarbeitung eines Controlling- und Informationssystems insbesondere für Hochbauvorhaben mit folgender Zielstellung:

 

- Haushaltsansätze und Kostenangaben im Grundsatzbeschluss sollen belastbar, sorgfältig und vollständig ermittelt werden.

- Kostenangaben sollen sich im Laufe des Fortgangs des Projektes nicht drastisch erhöhen.

- Kostenabweichungen und deren Ursache innerhalb der Projektdurchführung sollen frühzeitig mitgeteilt werden.  Es muss die Möglichkeit bestehen, Alternativen zu diskutieren und ggf. auszuwählen.

- Auch über Kriterien wie Einhaltung des Terminplans und der Aufgabenstellung soll  berichtet werden.

- Das Controlling- und Informationssystem soll so gestaltet werden, dass es einen stetigen Informationsaustausch zwischen Verwaltung und gemeindlichen Gremien/Fraktionen gewährleistet. Es soll sowohl Verwaltung als auch Gemeindevertreter nicht über Gebühr zeitlich belasten.

 

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Gemeinde Wandlitz
 

Einreicher:

 

 

 

 

Beschlussvorlage

 

 

Federführend:

K

Vorlage-Nr:

Status:

AZ:

Datum:

Verfasser:

BV-GV/2012-0444
öffentlich

28.06.2012
K

Einführung eines Controlling und Informationssystems für Hochbauvorhaben

Beratungsfolge:

Datum

Gremium

28.08.2012        A2 Ausschuss für Bauen und Gemeindeentwicklung

03.09.2012        A1 Haupt- und Finanzausschuss

13.09.2012        Gemeindevertretung

 

Begründung / Erläuterung

 

Seit Januar 2012 arbeitet die Arbeitsgruppe „Baucontrolling“ an einem Konzept für ein Controlling- und Informationssystem inbesondere für Hochbauvorhaben mit folgender Zielstellung:

 

- Haushaltsansätze und Kostenangaben im Grundsatzbeschluss sollen belastbar, sorgfältig und vollständig ermittelt werden.

- Kostenangaben sollen sich im Laufe des Fortgangs des Projektes nicht drastisch erhöhen.

 

- Kostenabweichungen und deren Ursache innerhalb der Projektdurchführung sollen frühzeitig mitgeteilt werden.  Es muss die Möglichkeit bestehen, Alternativen zu diskutieren und ggf. auszuwählen.

- Auch über Kriterien wie Einhaltung des Terminplans und der Aufgabenstellung soll  berichtet werden.

- Das Controlling- und Informationssystem soll so gestaltet werden, dass es einen stetigen Informationsaustausch zwischen Verwaltung und gemeindlichen Gremien/Fraktionen gewährleistet. Es soll sowohl Verwaltung als auch Gemeindevertreter nicht über Gebühr zeitlich belasten.

 

Erarbeitet wurde ein Konzept (siehe Anlage), welches auch als Dienstanweisung innerhalb der Verwaltung genutzt wird. Es stellt einen prototypischen Verlauf eines Projektes dar.

 

Da die Organisation der Verwaltung in die Organzuständigkeit der Bürgermeisterin fällt, ist dieses Konzept, soweit es die interne Verwaltungsorganisation betrifft, nicht Gegenstand des Beschlusses.

 

Beschlussgegenstand ist vielmehr die Festlegungen von Informations- und Einbeziehungspflichten der gemeindlichen Gremien.

 

Zusammensetzung der Arbeitsgruppe

 

In der Arbeitsgruppe arbeiten folgende Gemeindevertreter, sachkundigen Einwohner und Verwaltungsmitarbeiter mit:

 

Vorsitzende: Dr. Jana Radant 

 

 rgermeisterin

Wolf-Gunter Zaetzsch 

 

 Fraktion DIE LINKE/DIE GRÜNEN

Joachim Luchterhand 

 

 Fraktion DIE LINKE/DIE GRÜNEN

Ralf Becker 

 

 Fraktion der SPD

Dietmar Seefeldt 

 

 Fraktion der SPD

Hartmut Kufeld 

 

 Fraktion der CDU

Oliver Borchert 

 

 Fraktion der Freien Wähler

Peter Liebehenschel 

 

 Fraktion derBürger für Bürger Basdorf   Schönwalde

rgen Hintze 

 

 Die Unabhängigen (fraktionslos)

Christian Braungard 

 

 Vertreter der Gemeinde, Kämmerei

diger Stumpf

 

 Vertreter der Gemeinde, Bauamt

 

Damit sind alle Fraktionen der Gemeindevertretung in der Arbeitsgruppe vertreten und auch in fachlicher Hinsicht ist die Arbeitsgruppe gut aufgestellt (Architekt, Ingenieur, Handwerksmeister etc.).

 

Anwendung des erarbeiteten Konzeptes

 

Das beschriebene Konzept soll bei Hochbauvorhaben ab einer Größenordnung von 250 T€ angewendet werden.

 

Bei der Konzepterstellung wurden drei Phasen eines Bauprojektes unterschieden:

 

1.     Entwicklungsphase des Projektes  (von der Idee bis zum Grundsatzbeschluss)

2.     Durchführungsphase des Projektes (Grundsatzbeschluss bis Fertigstellung des Bauvorhabens)

3.     Evaluationsphase des Projektes (Projekterfahrungen müssen für zukünftige Bauvorhaben genutzt werden)

 

Die Evaluationsphase soll durch die Arbeitsgruppe erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden, da hierfür Anwendungserfahrungen der ersten beiden Phasen notwendig sind, die bisher noch nicht vorliegen.

 

 

Einbeziehung des Ausschusses für Bauen und Gemeindeentwicklung (A2)

 

Der A2 soll immer dann einbezogen werden, wenn das Projekt in seinen Rahmendaten nicht mehr eingehalten werden kann. Dies betrifft vor allem die Kriterien Kostenrahmen, Zeitplan und Bauausführung (Abweichung zur ursprünglichen Baubeschreibung).

 

Hinsichtlich des Kostenrahmens soll der A2 unverzüglich einbezogen werden, wenn die Kostenprognose eine Mittelüberschreitung von 5% erkennen lässt.

Dazu ist vom Bauamt eine Baukostenübersicht nach Kostengruppen oder Vergabeeinheiten zu führen, die stetig fortgeschrieben wird (Plan-IST-Vergleich).

 

Der A2 berät dann zur weiteren Vorgehensweise. Bei einer gravierenden Abweichung ist die Gemeindevertretung mit einzubeziehen. Eine gravierende Abweichung wird in der Regel dann angenommen, wenn eine 10%ige Kostenüberschreitung erkennbar ist.

 

Um den Entscheidungsspielraum der gemeindlichen Gremien nicht einzuengen, sind nach Möglichkeit keine weiteren Aufträge seitens der Verwaltung auszulösen.

 

Unterhalb von 5% Mittelüberschreitung obliegt es der Verwaltung, Maßnahmen zur Gegensteuerung zu ergreifen. Ein kleinere „Toleranzschwelle“ ist schon aus Sicht der Regelungen der VOB nicht praktikabel. Hiernach kann es aufgrund von Mengenänderungen, Nachträgen und Vereinbarungen zu Stundenlohnarbeiten zu Preisabweichungen kommen, die sich erst mit der Schlussabrechnung herausstellen..

 

Die Regelungen des Haushaltsrechtes zur Genehmigung von überplanmäßigen Auszahlungen bleiben von der hier vorgeschlagenen Vorgehensweise unberührt. In der Regel wird es jedoch sinnvoll sein, die Entscheidung zum Kostenrahmen und die Genehmigung einer überplanmäßigen Auszahlung miteinander zu verbinden.

 

r die Kriterien Zeitplan und Bauausführung werden keine Vorgaben gemacht. Hier obliegt es dem Baupaten (siehe Erläuterungen nächster Absatz), der Verwaltung zu empfehlen, dem A2 den Vorgang zur Beratung vorzulegen.

 

Einbeziehung eines Baupaten

 

Zentrales Element des Baucontrollings bildet der sogenannte Baupate.

 

Baupate kann jedes Ortsbeiratsmitglied, sachkundiger Einwohner oder Gemeindevertreter sein.

 

Der Baupate arbeitet ehrenamtlich, weisungsungebunden und er übernimmt keine Haftung für seine Tätigkeit. Seine Funktion ist am besten mit dem Begriff „Beobachter“ zu beschreiben. Er soll der Verwaltung den Hinweis geben, wann es angezeigt ist, die gemeindlichen Gremien einzubeziehen, weil man sich von den Rahmendaten des Projektes entfernt hat. In den gemeindlichen Gremien unterstützt er den Diskussionsprozess, gibt seine Beobachtungen wieder und analysiert das Baugeschehen.

 

In Absprache mit dem Ortsvorsteher und Ausschussvorsitzenden des Ausschusses für Bauen und Gemeindeentwicklung wird der Baupate vorgeschlagen und mit dem Grundsatzbeschluss festgelegt.

 

Der Baupate wird von der Verwaltung aktiv informiert, erhält das Teilnahmerecht an allen Bausitzungen und die Einsichtsmöglichkeit in alle Bauunterlagen.

 

Regelungskreis

 

Die Mitglieder der Arbeitsgruppe stimmten darüber überein, dass zu starre Vorgaben hinsichtlich des Baucontrollings einem effizienten Bauablauf negativ beeinflussen würden. Die Gemeindevertreter sind bereit, die Verwaltung bei Bauvorhaben zu unterstützen und zu begleiten.

 

Die Verwaltung selbst ist daran interessiert, die gemeindlichen Gremien in die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen. Nur so können Beschlüsse zu etwaig überplanmäßig zu bereitstellenden Auszahlungen breit mitgetragen werden.

 

Insofern wird davon ausgegangen, dass dieses gegenseitige Verständnis bereits ein Erfolg der Arbeit der Arbeitsgruppe darstellt und ein überbordendes Regelwerk erübrigt.

 

 

Weitere Arbeit der Arbeitsgruppe

 

Die Arbeitsgruppe wird die Implementierung des Baucontrollings weiter begleiten. Dazu wurde festgelegt, dass die Informationen zum Kostenstand von zukünftigen Bauvorhaben parallel auch an die Arbeitsgruppe gegeben werden.

 

Auch das Thema „Evaluation von Bauprojekten“ soll zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

 

Sofern sich die getroffenen Festlegungen zum Baucontrolling als praktikabel und wirksam erweisen, ist die Arbeit der Arbeitsgruppe beendet.

 

 

Gesetzliche Grundlagen

 

§54 Abs. 2 BbgKVerf

 

Finanzielle Auswirkungen:              Nein

 

Beschluss:

 

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Wandlitz nimmt das von der Arbeitsgruppe „Baucontrolling“ erarbeitete Controlling- und Informationssystems für Hochbauvorhaben zur Kenntnis.

 

Die Gemeindevertretung beschließt folgende Festlegungen in der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und den gemeindlichen Gremien:

 

Zukünftig wird für Hochbauvorhaben ab einer Größenordnung von 250.000 € ein Baupate aus dem Kreis der Ortsbeiräte, der sachkundigen Einwohnern bzw. der Gemeindevertretung mit dem Grundsatzbeschluss festgelegt.

 

Sollte die stetige fortgeschriebene Kostenprognose eine Kostenüberschreitung von 5% erkennen lassen, ist der Ausschuss für Bauen und Gemeindeentwicklung unverzüglich anzuhören.

 

Anlagen:

 

Konzept eines Controlling und Informationssystems für Hochbauvorhaben vom 05.07.2012